Comunicazione Aziendale

Come scrivere un comunicato stampa

le regole di costruzione e diffusione

Prima di capire come scrivere un comunicato stampa cerchiamo di capire cos’è un comunicato stampa, a cosa serve e come andrebbe correttamente utilizzato.

 Cos’è un comunicato stampa

I comunicati stampa si rivolgono ai mezzi d’informazione si intendono al servizio della notizia, possibilmente più recente possibile.

Anche se un giornalista non gradirà questa definizione, è fuori di dubbio che il comunicato stampa sia spesso/anche uno strumento di marketing.

Tuttavia, a differenza degli annunci pubblicitari, l’invio di comunicato stampa non garantisce in alcun modo che questo venga pubblicato, anzi la percentuale di successo è molto bassa

Le aziende con una Brand riconosciuta (o attiva sui social etc...) hanno percentuali di successo fino a 10 volte maggiori.

Va chiarito però che il comunicato stampa, in alcuni casi potrebbe trasformarsi in uno strumento controproducente, qualora il giornalista ricevente utilizzasse le informazioni fornite a scopo denigratorio, oppure travisandone il messaggio ( più o meno in buona fede…).

 Ciò chiarito, è altrettanto sicuro che il comunicato stampa, quando e se utilizzato in modo corretto, è un mezzo assolutamente economico quanto efficace per creare una percezione positiva di un’azienda o per promuovere eventi di qualsiasi genere.

In pratica, l’utilizzo del comunicato stampa contribuisce a creare uno status di autorità nel settore in cui l’azienda o il professionista oggetto dello stesso, operano.

Infine, vale la pena ricordare che i comunicati stampa, a differenza della pubblicità, vengono pubblicati  dai media in forma gratuita, quindi  sono davvero una ghiotta occasione per avere una importante visibilità.


Come scrivere un comunicato stampa

Il comunicato stampa perfetto? Non esiste!

Perché? Perché ci sono troppe variabili che concorrono alla sua eventuale pubblicazione.

Il mio scopo è quello di darti alcune linee guida che possono contribuire a generare un comunicato stampa efficiente, performante e che soprattutto venga letto dalla redazione ricevente e, magari, pubblicato.

il miglior modo di inviare un comunicato stampa oggi è una semplice e-mail, chiara, ben scritta e con tutti gli elementi necessari a portata di mano del giornalista che, con un semplice copia incolla, sarà in grado di creare la notizia.


Lunghezza comunicato stampa

La e-mail dovrebbe essere l’equivalente al massimo di una pagina A4, Per un totale approssimato di circa 500 parole. Questa lunghezza non è una regola ovviamente, ma può essere sicuramente un buon punto di partenza.

Ricordati sempre che i giornalisti non hanno spazi illimitati, anzi è esattamente il contrario, così come i lettori delle testate leggono sempre meno, pertanto più notizie riuscirai a concentrare in meno spazio, più alta sarà la possibilità di essere pubblicati.

Non cedere alla tentazione di allegare materiale aggiuntivo (esempio casi di studio, tabelle statistiche eccetera), se il giornalista avrà bisogno di un approfondimento sarà lui a contattarti.

Viceversa potrebbe essere interessante fornire al giornalista qualche link a siti web è dove si trovano ulteriori informazioni o immagini da utilizzare che siano correlate all’argomento


Stile del comunicato stampa

Non stiamo parlando di quale carattere utilizzare, ma del format editoriale. In nessun caso un comunicato stampa deve apparire come un annuncio pubblicitario, perché questo comporterà di essere sicuramente cestinati.

Evita ogni forma di rifinitura “grafica” dei tuoi testi, con un eccessivo utilizzo di cassetti, corsivi e ancora meno testi di colore diverso: La sobrietà deve regnare sovrana e la leggibilità deve essere garantita su qualsiasi computer o dispositivo mobile, di qualsiasi marca e con qualsiasi sistema operativo.

Oltre a questo è sempre importante evitare un eccesso di aggettivi, avverbi, punti esclamativi, e ancor meno luoghi comuni: In ogni caso non devi essere tu che dai giudizi sulla notizia che stai proponendo, perché significherebbe volersi sostituire al giornalista.


Titolo

l’80% della possibilità di essere pubblicati dipende dal titolo.

Se ci pensi bene, la civetta dei giornali che trovi davanti all’edicola, ancora oggi, nell’epoca del digitale, è una cosa che attira l’attenzione di tutti, e non è casuale il fatto che i titoli messi in quella singola pagina spesso determinano l’aumento o la diminuzione delle copie vendute.

Per il comunicato stampa vale esattamente la stessa cosa.

Redattori e giornalisti ricevono tonnellate di comunicati stampa ogni giorno, e molto spesso decidono se aprire una determinata e-mail proprio in base al titolo.

Quando pensiamo ad un titolo per il comunicato stampa ci dobbiamo sempre ricordare che questo dovrà fornire due informazioni fondamentali a chi ci andrà a leggere:

1-dovrà dare subito al giornalista un’idea dell’argomento

 2-far capire perché questo argomento è interessante per i lettori


La regola delle 5W

La regola che ci aiuta nella redazione di un comunicato realmente efficace si basa sulle 5 W della comunicazione:

 

  1. Who – chi
  2. What – cosa
  3. Where – dove
  4. When – quando
  5. Why – perché

Esempio di applicazione pratica:

  1. Who – chi? Lo scrittore Mario Rossi
  2. What – cosa? Incontro con lo scrittore
  3. Where dove? Libreria Rossi, Via verdi 10 a Roma
  4. When — quando? Sabato 11 gennaio, ore 18:00
  5.  Why — perché? Presentazione del libro “Fuoco”

Quindi il comunicato stampa inizierebbe più o meno così:

********

Domani, Sabato 11 gennaio, ore 18:00, presso la Libreria Rossi in Via verdi 10 a Roma, lo scrittore Mario Rossi presenterà il suo nuovo libro “Fuoco”. L’ingresso è gratuito e non occorre prenotazione.

  • UN PARAGRAFO INFORMATIVO SU AUTORE
  • UN PARAGRAFO DESCRITTIVO DI OPERA

Al termine della presentazione l’autore risponderà alle domande dei partecipanti e autograferà le copie del libro.

********


Recapiti

Come detto nei paragrafi precedenti, vi sono casi in cui il comunicato viene pubblicato esattamente come ricevuto, oppure con minime modifiche e adattamenti da parte del redattore.

Ci sono invece i casi in cui il giornalista voglia approfondire l’argomento per ampliarlo e quindi debba mettersi in contatto con chi ha inviato il comunicato.

Ecco che l’aver indicato con precisione e dovizia di particolari a chi egli debba rivolgersi in modo semplice e immediato, non solo diventa fondamentale per il buon esito della pubblicazione, ma diventa anche la possibilità di allacciare un contatto diretto con quel giornalista che ha dimostrato interesse verso la nostra notizia.

Evitate come la peste recapiti generici, come il numero del centralino o la e-mail aziendale a cui tutti scrivono!!

Se il giornalista telefona e si sente rispondere da una segretaria o un qualsiasi collaboratore che non ha la più pallida idea  di cosa gli venga domandato, comporterà la automatica chiusura del contatto, mandando in fumo ogni possibilità  di pubblicazione


Errori e Refusi

Controlla più volte la corretta grammatica e ortografia del comunicato.

Oggi, con i moderni correttori, è molto facile eseguire questa operazione, ma entrambi sappiamo che non sono infallibili, così come la rilettura dello stesso scritto più volte, porta il cervello ad una assuefazione che finisce per dare per scontato che il nostro scritto sia corretto.

Ti insegno un piccolo trucco che ti aiuterà moltissimo a correggere i tuoi scritti: leggilo al contrario.

Parti dalla ultima parola e procedi da destra verso sinistra fino ad arrivare alla prima parola dell’articolo.

Questa modalità impedirà al cervello di comporre automaticamente le frasi in maniera predittiva, permettendoti così di identificare con facilità i refusi.


Allegati

inviare allegati è il miglior modo per farsi rifiutare!

create degli archivi online (su DropBox, Google Drive etc..) e inserite solo il link per il loro scaricamento.


Profilazione Destinatari

Ci sono aziende (e anche uffici stampa…) che usano un metodo disastroso: inviare tutto a tutti!

Questo metodo, oltre che essere una forma di spam, e l’approccio che ottiene i risultati peggiori in assoluto, perché mandare notizie di cucina a chi si occupa di calcio comporterà l’immediato inserimento nella lista nera del nostro indirizzo mittente, con il risultato che quel giornalista non riceverà più nessun nostro comunicato, nemmeno se abbiamo intervistato in anteprima assoluta l’astro nascente del calcio internazionale

È quindi necessario non solo avere un database completo e costantemente aggiornato di tutti i media nazionali:

  • Giornalisti
  • Quotidiani
  • Blogger
  • Periodici
  • Televisioni
  • Radio
  • Agenzia di stampa

Ma anche eseguire ogni volta una precisa selezione della tipologia e localizzazione dei destinatari.


Distribuzione

Ogni giorno vengono spedite miliardi di e-mail in tutto il mondo, e l’80% di queste è spam.

Per lo stesso motivo i filtri che proteggono le caselle email aziendali, incluse quelle delle redazioni giornalistiche, sono sempre più aggressivi e selettivi.

Ecco perché, nella sezione dedicata allo stile del comunicato, abbiamo scritto di non esagerare con aggettivi o titoli ad effetto, perché sono quelli generalmente più utilizzati dagli spammer.

Ma anche la corretta compilazione del comunicato ed il suo titolo non assicurano in alcun modo che la email venga consegnata (i filtri antispam sono software, non sono immuni da errori)

Ecco perché diventa fondamentale poter inviare i messaggi attraverso sistemi sicuri e certificati, che possono garantire, per quanto possibile, il più alto numero di consegne.

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