Comunicazione Aziendale

12 decisivi consigli per lavorare meno e meglio

Il nuovo direttore delle vendite entrò nell’ampio salone della azienda in riunione plenaria e disse poche chiare parole: “Non sono qui per farmi degli amici. Sono stato assunto per costruire una squadra di venditori e vendere i prodotti della nostra società. Ed è quello che intendo fare. Grazie.” Scese dal palco. Silenzio in sala. Ai socializzatori non piacque il suo approccio, molti brontolarono. Temevano il peggio.

Poi, incontrò a livello individuale tutti i collaboratori. Non era brusco senza motivo, ma era diretto. Teneva la gente concentrata.

Un giovane collaboratore, Timothy Ferris, poi divenuto a sua volta un grande imprenditore, ancora fresco di studi arrivò con la pianificazione di dettaglio dei contatti, le risposte dei clienti per target, alcune elaborazioni statistiche.

Ma il direttore lo fermò e disse: “Non voglio tutta la storia, Tim! Dimmi solo cosa dobbiamo fare perché due, tre fra i nostri migliori clienti facciano un passo avanti verso la firma di un ordine d’acquisto.” Tutto qui. Le riunioni adesso non duravano più di 10 minuti. All’inizio alcuni collaboratori si erano offesi. Ma una volta chiarito che ogni riunione aveva un obiettivo, tutti lo hanno accettato e i rapporti sono tornati sereni.

Essere capi non è facile. Fa parte del tuo lavoro abituare i collaboratori ad essere efficaci ed efficienti. Nessuno lo farà al posto tuo.

Oggi ci accompagna Tim Ferriss, con 12 consigli decisivi che ci porteranno a lavorare meno, ma meglio. Lavorare meno non significa essere pigri. È un difficile concetto, perché la nostra cultura tende a premiare il sacrificio più che la produttività. Più tempo dedicato al lavoro equivale a più autostima e più conferme da parte di chi ci sta intorno.

Invece, occorre essere produttivi invece che impegnati. Vediamo come:

  1. lavora per priorità

su quello che impatta di più sul tuo obiettivo strategico, che sia il margine, il fatturato, un nuovo mercato…

Scrivi il tuo piano di azione di oggi, con un paio di obiettivi rilevanti e realizza la tua attività più importante prima delle 11.00.

Evita il multitasking, è un sintomo di iperattivismo patologico, fare di più per sentirsi produttivi mentre in realtà si conclude di meno.

Realizza i due obiettivi importanti della giornata dall’inizio alla fine, senza distrazioni, uno per volta. Un’attenzione divisa provocherà interruzioni frequenti, vuoti di concentrazione, risultati più poveri e minore soddisfazione.

Essere occupati con “attività stampelle”, che sono praticamente illimitate, telefonate e @mail di cui non c’è veramente bisogno, trafficare con il cellulare o navigare sui siti web diventa un pretesto per evitare le poche azioni davvero importanti, ma non confortevoli, che dovresti fare.

  1. Difenditi dai ladri di tempo. Ce ne sono di tre tipi:

Primo tipo: le interruzioni spreca-tempo, cioè tutto ciò che si può ignorare con poche o nessuna conseguenza: riunioni, discussioni, telefonate, @mail senza importanza.

Secondo tipo: interruzioni a forte consumo di tempo. Sono i compiti ripetitivi o le richieste che devono essere assolte, come report periodici, che spesso sottraggono tempo perché descrivono il già fatto ma non ciò che dobbiamo fare.

Terzo tipo: fallimenti dell’empowerment e deleghe parziali. Le situazioni in cui qualcuno ha bisogno della tua approvazione per fare qualcosa di irrilevante.

Come risolvere? l’interazione spreca-tempo sono le più facili da eliminare. Spegni il segnale sonoro delle notifiche, controlla la posta elettronica due volte al giorno: alle 12.00 o appena prima di pranzo, poi di nuovo alle 16.00- perché sono i due momenti in cui ricevi il maggior numero di risposte alle @mail che hai inviato in precedenza.

  1. Comunica in modo breve e diretto e riduci le comunicazioni.

Ricevi messaggi vocali? Rispondi con una @mail. Qualcuno propone un incontro? chiedi una nota per prepararti. A volta già questo risolve. Evita di utilizzare l’ora di pranzo per gestire la posta elettronica. Seleziona le comunicazioni  in entrata e limita quelle in uscita- definisci tempi brevi per le conference call non più di 25-30 minuti. Invia al termine tre righe di sintesi- una call do action.

  1. Le riunioni servono per decidere su una situazione già definita, non per definire una situazione. Evita le riunioni o dimezza i tempi. Definisci l’ora di inizio e l’ora di fine di un incontro, di una call- riunioni brevi inducono le persone a concentrarsi invece di chiacchierare, lamentarsi o divagare.
  2. Non Incoraggiare le persone a perdere tempo in convenevoli e pòrtale subito al punto.

Chi si presenta senza preavviso potrebbe ricevere una risposta, tipo: “Aspetto una chiamata fra due minuti, ma dimmi come posso aiutarti?”

  1. La tecnica del cucciolo il nome deriva dall’approccio alla vendita di chi gestisce un negozio di animali. Se ad un cliente piace un cucciolo, ma è titubante nel fare un acquisto che gli condizionerà la vita, basta offrirgli la possibilità di portare il cucciolo a casa e di riportarlo indietro nel caso cambiasse idea.

Anziché dire: “Sono certo che le piacerà questo cucciolo. Farà crescere il peso delle sue responsabilità, finché non morirà, fra 10 anni. Non avrà più la possibilità di fare vacanze tranquille, e finalmente potrà raccogliere cacca in diversi angoli della città.”

Meglio dire “Sono certo che le piacerà questo cucciolo. Perché non se lo porta a casa e vede come va? se cambia idea lo potrà sempre riportare indietro.” Non succede quasi mai.

  1. “Solo per questa volta”. Ogni volta che incontri resistenza ai cambiamenti butta lì un “proviamolo solo questa volta”. Anziché dire non facciamo più riunioni perché sono inutili, meglio dire “mi piacerebbe partecipare alla riunione ma devo finire alcune cose importanti… avrei comunque la testa altrove… Posso saltarla, solo per oggi? … poi condivido la sintesi con il collega, va bene?”
  1. Considera Il tuo costo di “avviamento cerebrale”

Quanto costa, e quanto tempo serve per stampare 20 maglie personalizzate con loghi a colori? Costa 300 euro e richiede una settimana. Quanto costa e quanto tempo ci vuole per stampare tre maglie? 300 euro e una settimana.

Come è possibile? Semplice, sono i costi di avviamento, che non cambiano per lo stampatore: il costo dei materiali per la preparazione dei cliché e il costo del lavoro sono identici. Il vero consumo di tempo deriva dall’avviamento. Il lavoro, anche se di entità minore deve essere programmato. L’economia di scala è modesta: il costo per tre maglie è di 20 € ciascuna, mentre per 20 maglie è di 3 euro ciascuna-fa sempre 60 euro.

Il tempo di avviamento cerebrale per un’attività, grande o piccola che sia, comporta un cambio di marcia psicologico.

Riprendere un tema importante che è stato interrotto può chiedere fino a 45 minuti di tempo di riavviamento della concentrazione cerebrale.

La soluzione più efficace in termini di tempi e di costi per produrre è quindi aspettare finché non c’è un ordine consistente- Questo approccio è chiamato batching-

Vale anche per le attività che dobbiamo svolgere. Meglio raggruppare attività simili nella stessa fascia di agenda. E’ il Time blocking.

  1. Prendi decisioni, per te e per gli altri.

Simon ricevette il premio Nobel nel 1978 per il suo contributo allo studio dei processi decisionali: “E’ impossibile avere un’informazione perfetta e completa in ogni momento per prendere una decisione”. Quindi decidi. E suggerisci soluzioni, con frasi utili, tipo:

”Propongo – vorrei proporre – suggerisco di – cosa ne pensi se – proviamo…”

Frase magica: “Le sembra ragionevole…?”

  1. Riduci e seleziona le informazioni. Riduci le informazioni perché l’eccesso di informazione consuma e impoverisce l’attenzione. Per ogni informazione chiediti: la uso ora per qualcosa di immediato ed importante? se la risposta è no, l’informazione è inutile o rischi di dimenticarla prima di avere la possibilità di metterla in pratica.
  1. Elimina l’imbuto decisionale costituito da te stesso e delega.

La delega fallisce quando la persona cui si delega non riesce a terminare un’attività senza prima aver ottenuto l’autorizzazione o informazioni aggiuntive. È una situazione che si crea quando le persone sono controllate su tutto.

È un grande spreco di tempo per l’imprenditore e il manager. Meglio fornire tutte le informazioni e lasciar decidere, entro una certa soglia di responsabilità- “In modo che possano fare molto di più di quanto hanno fatto in passato” – Bill Gates cofondatore di Microsoft.

  1. Tollera l’imperfezione. Se non ha conseguenze fatali offri agli altri la possibilità di mettersi alla prova, di sbagliare o di essere imperfetti. Se il rischio di conseguenze irreversibili è basso il risparmio di tempo e di energia vale la pena. La gratificazione di chi lavora con noi è impagabile.

Ultimi due consigli di Tim Ferrisss:

“Ogni settimana, tieni liberi il lunedì e il venerdì, e ogni giorno smetti di lavorare alle 16.00.”

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